入社書類の添え状はいらない？不要な場合と例文・Wordテンプレ【新卒・転職】

入社書類を内定先に送りたいけど添え状（送付状）は必要かな？

添え状はあった方がいいの。せっかくだから添え状について解説しよう。

まず結論です。郵送で出すなら添え状は付ける。手渡し・メール・Web提出なら基本いらない。迷ったら付けておけば失礼にはなりません。

この記事では、判断のしかたに加えて、そのまま使えるWordテンプレートとコピペ例文、手書きの簡単な例文、封筒の送り方までまとめました。新卒だけでなく、転職やパートの入社書類にも同じように使えます（大学名の行を消すだけです）。

入社書類に添え状は「いらない」？必要なケースと結論

内定先へ入社書類を出すとき、「添え状（送付状）っていらないのでは？」と迷う人は多いです。先に結論をお伝えします。

「入社書類に添え状はいらない」と言われるのは、同封書類だけでも用件がだいたい伝わるからです。内定承諾書や誓約書を入社書類として送る場合、書類そのものを見れば「これは入社手続きの提出物だ」と分かるため、添え状がなくても成立はします。

それでも郵送なら付けておくのが無難な理由は次の3つです。

入社書類は内定承諾書・誓約書・身元保証書・各種証明書など複数枚を一度に送ることが多く、「何が入っているか」を添え状で示しておくと担当者も安心です。つまり、入社書類の添え状が必要かどうかは「郵送か／手渡しか」で考えるのが一番シンプルです。迷ったら付けておきましょう。

提出のしかた別｜添え状がいる・いらない早見表

添え状は手書き？パソコン（Word）で作る？

添え状はパソコン（Word）で作成するのが基本です。手書きでも問題はありませんが、ビジネス文書では印字された添え状が一般的で、読みやすく使い回しもしやすいためです。

実務的なポイントは次のとおりです。

特別な指定がなければ、WordでA4・横書きにしておけば間違いないの。

手書きするなら短くてOK（簡単な例文）

手書きなら、A4の白い便箋に次の内容が入っていれば十分です。きちんとした形にしたいときは、後ほど紹介する標準版を書き写してください。

添え状とは

まずは、”添え状”について解説します。
添え状自体は、日常生活でも企業から送られてくる書類には、目次として一枚紙があると思います。

それが添え状（送付状・カバーレター）と言われるものですが、具体的な役割は何なのでしょうか。

添え状の役割１；中身の確認

添え状の役割として一番大きなものが、添付書類の中身の確認です。

中身に何が入っているか分からないと、落丁などにも気が付きませんよね。

重要な書類であれば一枚ないだけでもその後に支障をきたすことがあるので、何が入っているのかを明示することは大切です。

添え状の役割２：中身の補足

添え状では、添付書類の補足をする際にも活用することができます。

例えば、実務だと契約書を送付する際に、一部返送して欲しい時に、コメントを書いたりします。

とは言え、あくまで備考程度なので、添え状に書く際は一言付けておくくらいにしたほうが無難です。

添え状の役割３：あいさつ代わり

本質的な役割ではありませんが、添え状にあいさつ代わりの意味合いも込められています。

とはいっても大抵は会社にテンプレートがあるのでそれほど強い意味はありません。

慣習的に、挨拶の意味もあるよね！ってだけです。

添え状の構成

添え状には以下の要素が必要になります。

こちらが具体的なフォーマットです。

応募書類の場合は、冒頭だけ「応募書類送付について」に変えれば大丈夫です。

Wordテンプレートとコピペ例文（入社書類の標準版）

そのまま使えるテンプレートを用意しました。宛名・日付・同封書類の欄だけ書き換えればOKです。Wordで使いたい方は、次のファイルをダウンロードしてください（A4・1枚、登録不要）。

コピーして使う場合はこちらです。転職やパートの場合は（大学名）の行を消してください。

宛名は部署あてなら「御中」、個人あてなら「様」を使うんじゃよ。「人事部 御中」と「人事部 〇〇様」を混ぜてはいかんの。

書類が多いとき（複数同封）の完成例

入社書類は複数枚を一度に送ることがほとんどです。そんなときは「記」のあとに同封書類の一覧を箇条書きにして、何を何通入れたかをはっきり示しましょう。受け取った担当者が中身を確認しやすく、抜け漏れ防止にもなります。

内定承諾書を同封する場合の一文

内定承諾書を入社書類と一緒に送るときは、本文に一言添えておくと丁寧です。次の一文を加えてください。

「記」の同封書類一覧にも「・内定承諾書　1通」を忘れず加えておきましょう。

添え状・送付状の送り方マナー（封筒・三つ折り・クリアファイル・切手・簡易書留）

まず前提として、「送付状」は「添え状」とまったく同じものです。カバーレターとも呼ばれますが、呼び方が違うだけで役割は同じなので安心してください。ここでは入社書類を郵送するときの送り方マナーをまとめます。

封筒は角形2号（A4）・白色を選ぶ

入社書類のような重要書類は、折らずに入る角形2号（A4対応）の白い封筒がベストです。茶封筒でも問題ありませんが、白の方が清潔感があり目立ちます。色付き封筒はNGです。

角形2号の白色封筒は100均でも数枚で手に入りますが、これから社会人になって使う機会がありそうなら、100枚入りでまとめ買いしておくと1枚あたりが安く済みます。

三つ折りにするのは小さい封筒のときだけ

A4書類を折らずに送れる角形2号なら三つ折りは不要です。やむを得ず長形3号などの小さい封筒を使う場合のみ、書類を下から3分の1→上から3分の1の順で三つ折りにします。重要書類は基本的に折らずに送るのがマナーです。

クリアファイルに入れて折れ・水濡れを防ぐ

書類は無色透明のクリアファイルに入れてから封筒へ。折れ曲がりや雨による水濡れを防げて、受け取った相手の印象も良くなります。添え状は書類の一番上（手前）に重ねてファイルに入れます。

切手は料金不足に注意

角形2号は定形外郵便になるため、重さに応じた切手が必要です。書類が数枚なら120円前後が目安ですが、料金不足だと届かないこともあるので、不安なら郵便局の窓口で量ってもらいましょう。

簡易書留で送れば追跡できて安心

入社書類のような大切な書類は簡易書留で送るのがおすすめです。

送り方は簡単で、郵便局の窓口で「簡易書留でお願いします」と伝えるだけ。お問い合わせ番号の控えをもらえるので、あとは配達状況をチェックできます。期日に間に合わなそうなときは速達（簡易書留＋速達）も併用しましょう。

入社書類をメールで提出する場合の添え状（メール本文例）

最近は入社書類をPDFなどの電子データでメール提出するケースも増えています。この場合はメール本文がそのまま添え状の役割を果たします。改まった送付状を別途付ける必要はありません。件名・宛名・本文・署名をそろえた文例がこちらです。

添付ファイルは入れ忘れに注意し、ファイル名は「入社誓約書_氏名.pdf」のように中身が分かる名前にしておくと親切です。

添え状の書き方から送り方まで：まとめ

それでは今回のテーマの「添え状の書き方からその送り方まで」をまとめましょう！

添え状は、フォーマット通りに書けばいいからそれほど問題はないの！

OfferBoxに登録してみる

キミスカも併用すると複数経路から逆求人が届く

OfferBoxと並ぶ逆求人サービスがキミスカ。プロフィールを一度登録しておけば、異なる切り口の企業からスカウトが届くため、選考機会の総量が増えます。OfferBoxとセットで登録しておくのが定番ルートです。

→ キミスカ（公式サイト）を見る

就活会議で内定者のESと面接体験記を参考にする

内定者が実際に提出したESや面接の体験記を無料で読めるのが就活会議。OfferBoxで企業からスカウトをもらいつつ、就活会議で選考の実態を把握するのが、受かる準備の基本セットです。

内定者のES・面接情報で選考対策ができる「就活会議」

関連記事はこちら↓