- 添え状の正しい書き方
- 封筒や送付方法
採用段階や内定後には会社に応募書類だったり証明書を送付する必要が出てきます。
そこで今回は実際に私が卒業証明書を内定先に送付したので、実際にどうすれば正しい添え状とともに書類を送ることができるのかを解説します。
添え状とは
まずは添え状について解説します。
添え状の役割１：あいさつ代わり
本質的な役割ではありませんが、添え状にあいさつ代わりの意味合いも込められています。
とはいっても大抵は会社にテンプレートがあるのでそれほど強い意味はありません。
慣習的に、挨拶の意味もあるよね！ってだけです。
添え状の役割２；中身の確認
添え状の役割として一番大きなものが、添付書類の中身の確認です。
中身に何が入っているか分からないと落丁などにも気が付きませんよね。
重要な書類であれば一枚ないだけでもその後に支障をきたすことがあるので、何が入っているのかを明示することは大切です。
添え状の役割３：中身の補足
ネット上では中身の補足ができるということも書かれていました。
とは言ってもこれは添え状の本来の役割から離れているので、あまり多用するのはよろしくないでしょう。
あっても１言くらいにしておきましょう。
添え状の構成
添え状には以下の要素が必要になります。
- 日付
- 宛名
- 自分の連絡先・氏名
- 前文（季節の挨拶）
- 結語（敬具など）
- 同封書類の一覧
こちらが具体的なフォーマットです。
応募書類の場合は、冒頭だけ「応募書類送付について」に変えれば大丈夫です。
添え状の送り方
添え状を伴った重要な書類は簡易書留で送ることがおすすめです。
なぜなら簡易書留には以下のようなメリットがあるからです。
簡易書留のメリット１：日曜・休日も配達
簡易書留では通常配達が行われない日曜・休日の配達をしてくれます。
当然、企業への書類提出は１秒でも早い方が良いので休日の配達はかなりのメリットです。
簡易書留のメリット２：郵便追跡システム
とは言っても休日に配達できるだけなら、水曜日くらいまでに出せばいいだけなのでそれほどのメリットは感じません。
何と言っても簡易書留の最大のメリットは
「書留の受領証に記載されている引受番号を用いて、郵便追跡システムのオンラインネットワークを使い、配達状況を常に確認できる」という点です。
いつ自分の書類が届いたのか、何か事件があって自分の書類が届かなかったのでは、などの悩みともこれでおさらばです。
簡易書留の送り方
簡易書留は、郵便局の窓口であればどこでも可能です。
上述のように、企業に提出する書類を準備したら、郵便窓口に行って、
「簡易書留でお願いします」
というだけで終わります。
そうするとお問い合わせ番号の控えを渡してくれるので、後は気になった時に配達状況をチェックすれば良いだけです。
もし遅れそうなら速達を利用
簡易書留を使っても遅れそうな場合は速達も利用しましょう。
簡易書留320円＋速達290円＝610円ですが、自分の志望企業への投資と考えれば高い買い物ではないでしょう。
添え状の封筒の種類
これは別に添え状に限った話ではありませんが、封筒にも以下ののようにいくつか種類があります。
- 白色封筒
- 茶封筒
- A４サイズ
- 三つ折りスタイル
などなど…
そこで応募書類や証明書など重要な書類を送る際に使うにはどのような種類が良いかを解説します。
重要な書類は角形2号の白い封筒で
卒業証明書や応募書類などの重要な書類は白い封筒の方を好む人が多いそうです。
また後で説明するように、通常のビジネス文書はクラフト封筒が使われることが多いので差別化のためにも白色の方が目立つでしょう。
色についてはどちらでも良いそうですが、値段も変わらないので迷うのも面倒ですし白を選んでおきましょう。
ちなみに、いわゆる茶封筒はOKですが、色付きは当然NGですので注意して下さい。
まとめると、封筒の種類は
- 白色の封筒
- 角形２号（A４）
がベストです。
ちなみに、角形2号の白色封筒は５枚110円（税込み）で100均でも売ってます。
ただ、これから社会人になって使う機会がありそうなら下記の商品は100枚931円なので、１枚あたり10円以上100均のものよりお得になっています。
まあ私なら絶対に買いませんが、気になった方は見てみてください。
後日談：提出書類に間違いがあったので取り戻し請求をした件
書類を簡易書留で提出したし、添え状も作ったし完璧と思っていたのですが、数日たってあるミスをしていたこと発覚しました。
それが、
- そもそも送り先が指定と若干違う
- 社員IDを書くのを忘れていた
ということでした。
正直どうするか迷ったのですが、最初から人事からの印象を悪くするのも良くないかと思い、合計1000円以上をかけて取り戻し請求をして書類を回収して再提出することにしました。
せっかくなのでその流れもご紹介します。
まずはネットで簡易書留の場所を確認
簡易書留なのでまずは、居場所を特定することにしました。
何と言っても、既に相手側に到着していたら取り戻しようがないですからね。
するとなんとありがたいことに、２日経っているのにまだ郵便局にあるではないですか！
というのも私が出した日は金曜日で、備考を見てみると「差出先休日等のため保管」とありました。
土日だったので会社で受付されなかったんですね、多分。
いずれにしろ、まだ会社に到着していないことが判明したので取り戻しを続行することにしました。
ネットから再配達の手続きができないか確認
確認したのが深夜だったので、窓口は空いていないし電話もできない。
ということでネットで何とかできないかを調べてみることにして見ました。
するとそれっぽいページがあったので試しに挑戦してみることに。
↓↓↓
残念ながら、無理でした。
理由は分かりませんでしたが、とりあえず翌朝配達を依頼した郵便局に行ってみることにしました。
郵便局で取り戻し請求
郵便局に行ってみるとわりとすんなり請求ができました（笑）
郵便局の窓口で取り戻し請求をしたい旨を話すと、請求用紙をくれたのでそれに必要事項を記入。
そして、それを提出してお金を払う。
これだけです。
注意事項はお問い合わせ番号が必要なのと、特徴はできれば詳しく書いておいた方が良いってことくらいです。
ネットに書かれていたような、身分証明書が必要とかもなかったです。
家に書類が返ってきたので封筒だけ変えて再提出
あとは、最初に書留を出した時のようにもう一度封筒に必要事項を書いて中身を入れ替えて終了です。
あ、添え状の日付を最初に出した日のままにしていたことに今気づきました（笑）
まあそれくらいは気にしないと信じよう…
添え状の書き方から送り方まで：まとめ
それでは今回のテーマの「添え状の書き方からその送り方まで」をまとめましょう！
- 添え状はコピペでOK
- 出す前にミスがないか確認
- 取り戻し請求も可能
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